c j i , czy wszystkie potrzebne zasoby ludzkie, rzeczowe, finansowe zostały przewidziane i odpowiednio zlokalizowane w e d ł u g ilości i j a k o ś c i...

Ludzie pragną czasami się rozstawać, żeby móc tęsknić, czekać i cieszyć się z powrotem.

Przyjęty plan m o ż e wskazyw a ć na zatrudnienie nowych specjalistów, zakup nowych urządzeń i m a t e r i a ł ó w oraz przygotowania nowej technologii dla w y r o b ó w gotowych. To wszystko powinno być
przedmiotem b a d a Å„ kontroli w s t Ä™ p n e j .
Rys. 5. P r z e p ł y w informacji i działania przy czterech rodzajach kontroli
Kontrola sterująca jest odpowiednikiem naszej kontroli bieżącej. Powinna wykryć
odchylenia od ustalonych norm b ą d ź celu i u m o ż l i w i ć opracowanie i dokonanie korekt. . J . A . F Stoner [Stoner, Wankel,1992, s.462] p o r ó w n u j e ten rodzaj kontroli z prowadzeniem samochodu przez k i e r o w c ę . „ K i e r o w c a steruje samochodem tak, by zapobiec zjechaniu z drogi lub j e ź d z i e w n i e w ł a ś c i w y m kierunku i d o j e c h a ć do właściwego miejsca przeznaczenia". Przytoczony p r z y k ł a d m o ż n a odnieść do m e n e d ż e r a , który
uzyska odpowiednie informacje o zmianach w otoczeniu lub realizacji ustalonego celu.
Kontrola akceptująca względnie odrzucająca powoduje przyjęcie określonych aspekt ó w procedury. Powinny b y ć spełnione wskazane warunki przed zezwoleniem na dalsze d z i a ł a n i a . Tego rodzaju kontrola jest szerzej stosowana niż inne, p o n i e w a ż umożliw i a p o d j ę c i e działań korygujących w trakcie realizacji programu i stosowana jest jako instrument dodatkowego sprawdzania. C h o d z i tu o rolę b e z p i e c z e ń s t w a i d u ż y c h nak ł a d ó w , na p r z y k ł a d przy budowie s a m o l o t ó w , statków, p r z e d s i ę w z i ę ć budowlanych.
Ten rodzaj kontroli stwarza dodatkowy margines bezpieczeństwa [Stoner, Wankel, 1992,
s.463].
Kontrola k o Å„ c o w a , jak wynika z samej nazwy, sprawdza w y n i k i k o Å„ c o w e . Bada
przyczyny o d c h y l e ń od planu lub normy, a uzyskane wnioski wykorzystuje się do zdarzeń p r z y s z ł y c h . Z a r ó w n o w naszych, jak i w zachodnich koncepcjach odnoszonych do
funkcji kontrolowania największe znaczenie przywiązuje się do kontroli bieżącej lub
sterującej. Rozpatrywanie problemu ex ante pozwala na wykorzystanie nieoczekiwanych okazji lub n a p r a w ę błędów, zaś działanie ex post m o ż e mieć znaczenie dla plano-
wania strategicznego o k r e s ó w przyszłych. Stoner z a u w a ż a , że tak jak siatkarz nie m o ż e
czekać aż piłka upadnie, ż e b y się przekonać, gdzie powinien był stać, tak m e n e d ż e r nie
m o ż e o c z e k i w a ć na w y n i k i w chwili gdy firma traci e f e k t y w n o ś ć .
3. Z a s a d y budowy systemu kontroli
W kontroli w e w n ę t r z n e j jednostek gospodarczych, jak i w innych rodzajach k o n troli, w y r ó ż n i a m y najczęściej cztery podstawowe fazy, k t ó r e wynikają z definicji funkcji kontrolnej. Są to:
• ustalenie stanu faktycznego;
• ustalenie stanu, w y n i k a j ą c e g o z dokumentacji, ewidencji k s i ę g o w e j ;
• p o r ó w n y w a n i e tych d w ó c h stanów, celem ustalenia zgodności bądź niezgodno­
ści (różnic i o d c h y l e ń ) ;
• wyjaśnienie przyczyn i s k u t k ó w n i e z g o d n o ś c i p o r ó w n y w a l n y c h s t a n ó w i ustalenie w n i o s k ó w (organizacyjnych, osobowych, rzeczowych, dyscyplinarnych i karnych) zmierzających do usunięcia usterek, uchybień lub n a d u ż y ć oraz podjęcia środków, k t ó re e l i m i n o w a ł y b y je w przyszłości.
W pierwszej fazie funkcji kontrolnej ustalenie stanu faktycznego, z a s a d n i c z Ä…
p o d s t a w ę stanowią obowiązujące przepisy prawne oraz r ó ż n e g o rodzaj u z a r z ą d z e n i a
wynikające z charakte ru i specyfiki kontrolowanej jednostki, w przepisach tych znajdują się określone reguły jak:
a) zasada i l o ś c i o w e g o ustalania (mierzenia, w a ż e n i a ) stanu i zmian w p o s z c z e g ó l nych składnikach a k t y w ó w ,
b) zasady w a r t o Å› c i o w e j ich wyceny,
c) zasady ustalania p a s y w ó w i w y n i k ó w działalności.
W celu zapewnienia dokładnej kontroli takich s k ł a d n i k ó w , jak: materiały, surowce,
towary, wyroby, n a l e ż y w y k o r z y s t a ć indeksy, o k r e ś l a j ą c e jednoznacznie dany materiał, towar lub w y r ó b .
W drugiej fazie kontroli ustalenie stanu wyznaczonego jest plan kontrolowanej
jednostki oraz dane zawarte w dokumentacji komputerowej, a t a k ż e w sprawozdaniach.
Następna faza dotyczy p o r ó w n y w a n i a tych d w ó c h stanów. Polega ona na sprowadzeniu do w s p ó l n e g o mianownika danych l i c z b o w y c h , a n a s t ę p n i e ich p o r ó w n y w a n i e .
N i e jest to sprawa łatwa, g d y ż w konfrontowanym okresie m o g ł y nastąpić zmiany cen,
zmiany organizacyjne lub programowe, a niekiedy i zmiany wytwarzania.
Najbardziej skomplikowana jest czwarta faza: w y j a ś n i a n i e przyczyn i s k u t k ó w
niezgodności p o r ó w n y w a n y c h stanów. Podstawą jest dobra z n a j o m o ś ć obiektu kontrolowanego, a s z c z e g ó l n i e jego organizacji i przebiegu p r o c e s ó w wytwarzania, a t a k ż e odpowiednie przygotowanie fachowe u m o ż l i w i a j ą c e ustalenie przyczyn i s k u t k ó w powstających zjawisk i faktów. Trudność przeprowadzenia kontroli w tej fazie polega
r ó w n i e ż na tym, że przed ustaleniem w n i o s k ó w , które z m i e r z a ł y b y do usunięcia uste-
rek w przyszłości, n a l e ż y je zlokalizować oraz stwierdzić, które osoby lub komórki
organizacyjne s p o w o d o w a Å‚ y odchylenia od planu.
Istotnym problemem z w i ą z a n y m z prowadzeniem kontroli jest zbadanie efektywności w n i o s k ó w stosowanych w praktycznej d z i a ł a l n o ś c i jednostki gospodarczej, jak
i stwierdzenie, czy koszty poniesione na k o n t r o l ę są w s p ó ł m i e r n e do efektów uzyskanych w w y n i k u jej przeprowadzenia.