Ludzie pragną czasami się rozstawać, żeby móc tęsknić, czekać i cieszyć się z powrotem.
Zbierzmy najważniejsze zasady:
* Negocjowane mogą być tylko oferty, propozycje. Uzasadnienia i argumenty
są jedynie materiałem dodatkowym.
* Ustępuj z wyczuciem, rezygnując z niewielkich "porcji" - ani zbyt
szybko, ani zbyt wolno. Pierwsze koncesje powinny być podane jako "dowód
dobrej woli".
* Pamiętaj o punkcie środkowym - dążenie do niego jest naturalnym
kierunkiem postępowania negocjacyjnego obu stron.
* Zawsze słuchaj uważnie ofert drugiej strony, nie lekceważ ani słów, ani
sposobu mówienia: zwracaj uwagę na okazywane uczucia.
* Określ wewnętrznie swoje "minimum", a ogłoś pozycję znacznie wyższą,
tworząc przestrzeń dla ustępstw.
* Staraj się przekonać drugą stronę, że mimo najlepszych chęci nie możesz
ustąpić poniżej pewnego progu. Jednak nie strać elastyczności.
* Zawsze przygotuj kilka różnych ofert, nigdy nie ograniczaj się do
jednej, bądź twórczo poszukujący.
* Formułuj swoje oferty w sposób pewny, bez wahania. Natomiast ustępstwa
rób podkreślając trudności, wątpliwości, wahanie; i podobnie: ustępstwa
akceptuj bez okazywania tryumfu, sugeruj, że są niewystarczające. Pozwól
drugiej stronie uważać się za zwycięzcę, podkreślaj wielkość jej korzyści.
* Nierealistyczne oferty i nieuzasadnione wymagania są szkodliwe dla
negocjacji. Stawiaj konkretne i poważne oferty, mające uzasadnienie w
obiektywnych kryteriach.
* Mierz wysoko! Utrzymując realistyczne spojrzenie, maksymalizuj swoje
pozycje - zarówno globalne, jak i w poszczególnych drobniejszych
zagadnieniach.
7.4.
Kontrakt końcowy
Gdy negocjacje zbliżają się do końca, a strony wyrażają zgodę na zawarcie
kontraktu, przychodzi czas na staranne sprawdzenie, co zostało osiągnięte.
Nieporozumienia są zawsze możliwe. Kontrakt końcowy powinien być opracowany
na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Nie
należy brać niczego na wiarę. Nazbyt często okazuje się, że różne aspekty
nadal są niejasne, niedookreślone. Protokół służy nie tylko formalizacji
uzgodnienia z drugą stroną, jest ważny także dla przełożonych, którym
trzeba go przedstawić. Ważniejsze kontrakty muszą być zawierane na piśmie,
bo tego wymaga prawo i obowiązujące przepisy. Zwłaszcza w systemach
zbiurokratyzowanych waga przywiązywana do dokumentów jest bardzo duża -
zwyczaje polskie są w tym względzie dobrze znane: liczba dokumentów
wymaganych przy każdym drobiazgu bywa znaczna. Rozsądnie jest się więc
trzymać złotego środka. W każdym bądź razie dokumentacja rezultatów jest
gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych,
gospodarczych czy politycznych, pozwala też uniknąć ewentualnych pomyłek,
przekłamań i tendencyjnej prezentacji.
Kontrakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:
- preambułę,
- określenie zakresu kontraktu,
- sposób dostarczenia towaru,
- cenę,
- okres płatności,
- dokumentację techniczną,
- gwarancje,
- zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień,
- warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności.
Preambuła. Preambuła (wstęp) powinna zawierać ogólne informacje o
kontrakcie, ewentualne nawiązanie do poprzednio zawieranych umów, wskazanie
powiązań z innymi uregulowaniami postępowania między stronami. Konieczne
jest oczywiście podanie: jednoznacznego określenia negocjujących stron, a
także innych ewentualnych osób zaangażowanych w negocjacje, miejsca
zawarcia kontraktu i terenu jego obowiązywania, daty i miejsca podpisania
umowy oraz osób reprezentujących strony.
Zakres kontraktu. Ta część musi zawierać szczegółowe dane dotyczące
kontraktu, a więc ściśle wyjaśniać, czego on dotyczy, a czego nie dotyczy.
Trzeba więc określić rodzaj i ilość towaru, sposób jego pakowania, elementy
współdziałające, ewentualne podkontrakty, obowiązki obu stron (na przykład:
odpowiedzialność za towar w trakcie transportu), ewentualne osoby trzecie,
instruktaż użytkowania itp.
Sposób dostarczenia. Dostarczenie towaru jest jedną z najważniejszych
spraw do wynegocjowania, chodzi bowiem przede wszystkim o czas, w jakim ów
towar będzie dostarczony - a czas w interesach handlowych jest czynnikiem
niezwykle istotnym: ten sam towar, który mógłby zostać korzystnie sprzedany
wcześniej, może zalegać w magazynach, jeśli będzie dostarczony zbyt późno.
Podobnie istotny jest termin zapłaty i jej sposób. Jeżeli sprawa dotyczy
towaru "wrażliwego na czas" - z góry trzeba ustalić kary za zwłokę.
Cena. Ludzie myślą najczęściej, że negocjacje dotyczą ceny i tylko ceny.
Tymczasem cena jest tylko jednym z wielu ważnych punktów umowy. Jej
znaczenie jest przesadnie podkreślane przede wszystkim dlatego, iż stanowi
wartość bardzo konkretną, łatwo przekazywalną i uznawaną za główny wskaźnik
sukcesu. Niełatwo jest - na przykład - wyjaśnić ludziom, jakie ustalono
zasady transportowania, łatwo jest za to powiedzieć, że udało się zbić cenę
o dwadzieścia procent. Negocjatorzy są rozliczani przede wszystkim za
uzyskane ceny, tymczasem solidność towaru, bezpieczeństwo transakcji czy
długofalowość współdziałania są także ogromnie ważne. Trudno tu wchodzić w
niezwykle skomplikowane zagadnienia ustalania ceny danego towaru. Wpływa na
nią wiele składowych, a najbardziej relacja między podażą a popytem oraz
praco- i kapitałochłonnością wytworu. Przyjrzyjmy się, jakie zagadnienia
szczegółowe mogą być brane pod uwagę w trakcie negocjowania cen. Można je
sprowadzić do kilku pytań:
- Jakie konkretne rzeczy zostały włączone w cenę, a co nie zostało objęte
płatnościami?
- Czy cena jest stała, czy też przewiduje się jej zmiany? Jeśli mogą
zajść zmiany, to od czego będą uzależnione (surowce, inflacja, praca itp.)
i w jakim mogą nastąpić czasie? Czy w przypadku bardzo niestabilnych
warunków zewnętrznych przewiduje się kolejne negocjacje?
- Jakiego rodzaju środkami płatniczymi będzie się regulowało należności?
- jest to szczególnie ważne w kontraktach międzynarodowych, w takim bowiem
przypadku należy uzgodnić sposoby przeliczania pieniędzy, kredytowania i
oprocentowania kredytu, a także wybór banku.
- Czy przewiduje się rabat, obniżenie ceny w wypadku zaistnienia
specjalnych warunków, takich jak: wzrost zamówień, pozyskanie innych
klientów itd.?
- W niektórych wypadkach zawiera się umowę o wyłączności dostaw, co także
wpływa na cenę.
Termin płatności. Zagadnienie to jest dobrym testem zdolności
negocjacyjnych. Jako kupujący będziesz zainteresowany jak najpóźniejszym
płaceniem, po odebraniu i wypróbowaniu towaru. Jako sprzedawca -
przeciwnie: będzie Ci zależało, aby pieniądze uzyskać jak najszybciej i to
najlepiej w gotówce, natychmiast, równocześnie ze złożeniem zamówienia.
Najważniejsze kwestie w tym wypadku są następujące: kiedy, komu i jak
należy zapłacić? Kto opłaca i jakie podatki? Jak postępować w przypadku
opóźnień zapłaty? Czy ktoś gwarantuje zapłatę - rząd, bank, jakieś