Ludzie pragną czasami się rozstawać, żeby móc tęsknić, czekać i cieszyć się z powrotem.
Kobiety zajmujące się wyłącznie domem należą dziś do rzadkości.
Znacznie częściej oboje małżonkowie pracują zawodowo i obojgu
przysługują jakieś tytuły z racji wykonywanej pracy. Jak to wpływa
na tradycyjne sposoby adresowania listów do małżeństw, w rodzaju:
„Państwo Maria i Jan Kowalscy”?
Copyright by Złote Myśli & Artur Wojciechowski
SKUTECZNE POSZUKIWANIE KLIENTÓW – Artur Wojciechowski ● str. 66
Rozwijaj swoje rynki za pomocą sprawdzonych w działaniu środków
Oto kilka rad:
• Kiedy jedno z małżonków lub oboje są lekarzami:
Dr Jan Kowalski i Pani Maria Kowalska lub Dr Maria Kowalska
i Pan Jan Kowalski lub Dr Maria Kowalska i Dr Jan Kowalski.
• Kiedy kobieta używa panieńskiego nazwiska (lub para nie jest
małżeństwem): Pani Maria Wiśniewska i Pan Jan Kowalski.
Upewnij się, czy Twój list dotarł do adresata
Kiedy wysyłasz dokument faksem, pocztą elektroniczną lub przez
kuriera, sprawdź, czy dotarł do adresata o umówionej porze. Jeśli
jesteś pewien, że będziesz w stanie przesłać potrzebne informacje
w konkretnym czasie (na przykład faksem w ciągu godziny albo do
dziesiątej trzydzieści rano następnego dnia pocztą kurierską), weź na
siebie odpowiedzialność za terminowość przesyłki! Powiedz:
„Dopilnuję, by otrzymał pan te informacje (faksem/kurierem/nocną
pocztą) do (określ godzinę). Gdyby do tej godziny nie dotarły, proszę
o wiadomość”. Albo: „Wyślę to panu faksem dziś do siedemnastej.
Potwierdzę telefonicznie, że faks został wysłany”. Potem zadzwoń,
tak jak obiecałeś. Ten sposób praktycznie wyeliminuje
niebezpieczeństwo, że faks gdzieś się zapodzieje.
Niech Twoje e-maile będą czytane jako pierwsze
Jest osiemnasta. Ostatni raz przed wyjściem z pracy sprawdzasz
skrzynkę poczty elektronicznej. Okazuje się, że masz trzy
wiadomości od klientów. Postanawiasz poświęcić kilka minut i im
odpowiedzieć.
Copyright by Złote Myśli & Artur Wojciechowski
SKUTECZNE POSZUKIWANIE KLIENTÓW – Artur Wojciechowski ● str. 67
Rozwijaj swoje rynki za pomocą sprawdzonych w działaniu środków
Kiedy należy wysłać odpowiedzi? Większość ludzi wysyła je zaraz po
napisaniu. Inni odpowiadają na wiadomości, które dostają po
siedemnastej trzydzieści, od razu, ale wybierają opcję, dzięki której
e-maile zostają w ich skrzynce nadawczej do siódmej trzydzieści -
ósmej następnego dnia. Jeśli masz taką możliwość, skorzystaj z tej
opcji.
Dlaczego? Większość osób ma tak ustawione skrzynki poczty
elektronicznej, aby układały wiadomości w kolejności ich
przychodzenia. W rezultacie najświeższy list znajduje się na
pierwszym miejscu. Warto więc odpowiadać na popołudniowy list
zaraz po otrzymaniu go, a z wysyłaniem poczekać do rana
następnego dnia.
Do "bezosobowych" dokumentów dołącz zawsze pismo przewodnie
Nie wysyłaj kontraktu "na zimno" - dodaj mu trochę ciepła! Może to
pomóc w zdobyciu nowego lub utrzymaniu starego klienta. Zawsze
dołączaj krótkie pismo przewodnie do czeków, dokumentów
o charakterze prawnym, propozycji i ofert oraz wszelkiej innej
dokumentacji. Takie pismo nadaje cieplejszy charakter załączonej
dokumentacji, która w przeciwnym razie mogłaby być odebrana jako
chłodna i bezosobowa.
Innym sposobem na nadanie osobistego wyrazu pismu
przewodniemu jest podpisanie go niebieskim tuszem czy
atramentem. Czarny kolor może być potraktowany jak wydrukowane
faksymile podpisu. Jeśli to możliwe, dodaj odręczne postscriptum
dotyczące czegoś, o czym rozmawiałeś z adresatem, na przykład:
„Życzę wspaniałego urlopu!” lub „Mam nadzieję, że spodoba się
Wam Upiór w Operze”.
Copyright by Złote Myśli & Artur Wojciechowski
SKUTECZNE POSZUKIWANIE KLIENTÓW – Artur Wojciechowski ● str. 68
Rozwijaj swoje rynki za pomocą sprawdzonych w działaniu środków
Dopilnuj, by Twoje e-maile zawierały pełne dane
„Tak! Tak! Chcę się z panem spotkać i porozmawiać o pańskiej
propozycji wspomnianej w e-mailu, nie mam jednak pańskiego
numeru telefonu! Proszę więc natychmiast do mnie oddzwonić albo
całą sprawę będziemy musieli uznać za nieaktualną.”
Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś lub otrzymałaś w poczcie
elektronicznej wiadomość, która nie powinna bezczynnie czekać na
odpowiedź, to pewnie przypominała przytoczoną wyżej. Tyle że taka
wiadomość nigdy nie powinna była do Ciebie dotrzeć.
Każdy partner, z którym prowadzisz korespondencję elektroniczną,
powinien móc zadzwonić do Ciebie, przysłać Ci coś faksem albo
nocną pocztą bez wysyłania dodatkowego e-maila.
Poczta elektroniczna umożliwia natychmiastową odpowiedź.
W większości przypadków nie musisz nawet znać adresu zwrotnego
korespondenta. Wystarczy, że po przeczytaniu e-maila klikniesz
„odpowiedz”, napiszesz odpowiednią treść i klikniesz polecenie
"wyślij", a Twoja wiadomość popędzi przez cyberprzestrzeń
z powrotem do nadawcy.
Załóżmy jednak, że Twój korespondent chce wpisać wszystkie Twoje
dane kontaktowe do osobistej bazy danych. Często się zdarza, że